Cum faci pontaj angajați — Ghid pas cu pas (2026)

Ai angajat prima persoană (sau a zecea) și acum trebuie să faci pontajul. Poate ai primit un model Excel de la contabil, poate ai o foaie tipărită, sau poate nu ai nimic și nu știi de unde să începi.

Oricare ar fi situația, procesul este mai simplu decât pare -- dar trebuie făcut corect de la început. Un pontaj incomplet sau greșit înseamnă salarii calculate prost, probleme la contabilitate și riscuri reale la un control ITM.

In ghidul de mai jos vei găsi exact ce ai de făcut, pas cu pas: ce date completezi, ce simboluri folosești, cum calculezi totalurile și cum trimiți totul la contabil.

TL;DR

• Pontajul este obligatoriu pentru orice firmă cu salariați pe CIM.
• Un pontaj complet conține: antet (firmă + perioadă), date angajat, ore început/sfârșit, legendă simboluri, totaluri lunare, semnături.
• Simbolurile standard: P (prezent), CO (concediu odihnă), CM (concediu medical), SL (sărbătoare legală), A (absent), NS (muncă de noapte).
• Calculezi totalurile la final de lună: zile lucrate + CO + CM + SL + R = total zile calendaristice.
• Poți face pontajul pe hârtie, in Excel sau cu o aplicație dedicată -- important e conținutul, nu forma.

Vrei să sari direct la varianta automată? Creează un cont gratuit -- 14 zile de test, fără card.

1. Ce este pontajul și de ce este obligatoriu

Pontajul (foaia de prezență) este documentul prin care ții evidența timpului de lucru al fiecărui angajat: cine a fost prezent, în ce interval orar, cine a fost în concediu și câte ore s-au lucrat în total pe lună.

Nu este opțional. Art. 119 din Codul Muncii obligă orice angajator cu cel puțin un salariat să țină evidența orelor de muncă și să o prezinte la cerere inspectorilor ITM. Amenzile pentru lipsa pontajului pornesc de la 1.500 lei.

Detalii complete despre obligație: Ce este pontajul și de ce este obligatoriu.

Pe scurt: dacă ai un singur angajat pe CIM, ai nevoie de pontaj. Fără excepții.

2. Ce date trebuie completate

Un pontaj corect trebuie să conțină câteva elemente esențiale. Iată structura completă:

Dacă lipsește vreunul din aceste elemente, pontajul este incomplet din punct de vedere legal. Mai multe despre ce trebuie să conțină un raport de pontaj: Ce trebuie să conțină un raport de pontaj complet.

3. Legenda pontajului — simboluri și ce înseamnă fiecare

In România se folosesc câteva simboluri consacrate. Nu sunt reglementate prin lege la nivel de formă exactă, dar sunt standard în practică:

Regula de aur: alege-ți un set de simboluri și folosește-l consecvent de la o lună la alta. Legendă diferită în fiecare lună = confuzie garantată la contabilitate.

Pentru detalii despre cum completezi simbolurile corect: Cum se completează pontajul corect.

4. Cum completezi pontajul pas cu pas

Iată procesul concret, indiferent dacă lucrezi pe hârtie sau în Excel:

Pasul 1 -- Pregătește structura

La începutul lunii:

• Creează tabelul cu toate zilele lunii (1--31, după caz).
• Marchează weekendurile cu R (sau conform graficului de lucru, dacă ai ture).
• Marchează sărbătorile legale cu SL (verifică calendarul oficial).
• Adaugă antetul: denumirea firmei, CUI, luna/anul.

Pasul 2 -- Introdu angajații

• Un rând (sau o secțiune) per angajat.
• Include: nume complet, funcție, program de lucru (ex: 08:00--16:00).

Pasul 3 -- Completează zilnic (sau cel puțin la excepții)

• In zilele lucrătoare normale, marchează prezența: P sau 8 (ore).
• Când apare o excepție (concediu, medical, absență), notează imediat: CO, CM, A etc.
• Nu lăsa completarea „pe la finalul lunii, din memorie". Aici apar cele mai multe erori.

Pasul 4 -- Verifică și calculează totalurile

La sfârșitul lunii:

• Total ore lucrate = suma orelor din toate zilele cu P.
• Total zile lucrate = numărul de zile cu P.
• Total CO, CM, SL = contorizare separată.
• Verificare: zile lucrate + CO + CM + SL + R + A = total zile calendaristice ale lunii.

Exemplu pentru Martie 2026 (31 zile):

• 21 zile lucrate (P) + 8 zile R (weekend) + 1 SL (nu este cazul in martie 2026) + 1 CO + 0 CM = verifică dacă totalul este 31 (sau 30/28, după lună).

Pasul 5 -- Obține semnăturile

• Angajatul confirmă (semnătură sau validare digitală).
• Administratorul / responsabilul aprobă.
• Arhivează documentul (digital sau fizic).

5. Cum calculezi totalurile lunare

Totalurile sunt partea care contează cel mai mult pentru salarizare. Iată ce trebuie să verifici:

Calcul de bază pentru norma completă (8h/zi):

Formula simplă: Zile lucrătoare x 8 ore = Normă lunară.

Dacă un angajat are 2 zile CO în martie, calculul devine: (22 - 2) x 8 = 160 ore lucrate + 2 zile CO.

Totalul din pontaj trebuie să „bată" cu statul de plată. Dacă nu se potrivește, contabilul te va suna -- și pierderea de timp e garantată.

6. Situații speciale

Part-time

Dacă angajatul lucrează 4 ore/zi (sau alt program redus):

• Treci orele reale: 4 în loc de 8 pe fiecare zi lucrătoare.
• Norma lunară se reduce proporțional: 22 zile x 4 ore = 88 ore în martie 2026.

Ture (schimburi)

La programul în ture:

• Zilele de odihnă nu mai sunt neapărat sâmbăta și duminica -- le marchezi conform graficului.
• Notează clar intervalul (ex: 06:00--14:00, 14:00--22:00, 22:00--06:00).
• Orele de noapte (22:00--06:00) se marchează suplimentar cu NS și au regim diferit la salarizare.

Ore suplimentare

• Se notează separat sau ca ore peste normă (ex: 10 ore într-o zi de 8).
• Verifică dacă au fost compensate cu timp liber sau cu spor salarial -- contabilul are nevoie de această distincție.

Muncă de noapte

Orele prestate între 22:00 și 06:00 au spor obligatoriu (minim 25% din salariul de bază). Marchează-le clar, fie cu NS, fie prin notarea explicită a intervalului.

Mai multe despre obligații legate de evidența orelor: Evidența orelor de muncă conform Codului Muncii.

7. Cum trimiți pontajul la contabil

Ai două variante principale:

Manual (hârtie sau Excel)

• Completezi pontajul pe tot parcursul lunii.
• La finalul lunii, verifici totalurile.
• Exporți/printezi și trimiți (e-mail, WhatsApp, dosarul fizic).
• Contabilul verifică, te sună dacă ceva nu se potrivește, calculează salariile.

Problema: durează, produce erori și fiecare corecție înseamnă o nouă versiune de fișier.

Automat (cu o aplicație de pontaj)

• Completezi în aplicație pe parcursul lunii (sau aplicația preia datele automat).
• Concediile se aprobă în flux digital.
• La final de lună, exporți PDF-ul gata formatat.
• Trimiți un singur fișier corect, fără „v2-final-FINAL.xlsx".

Diferențele în detaliu: Pontaj pe hârtie vs pontaj electronic.

8. Alternativa: o aplicație care face totul automat

Dacă procesul descris mai sus ți se pare lung, e pentru că manual chiar este. O aplicație dedicată de pontaj elimină cea mai mare parte din munca repetitivă:

• Calendarul se generează singur (weekenduri, sărbători legale, zile lucrătoare).
• Simbolurile sunt standard și consecvente, fără legendă manuală.
• Totalurile se calculează automat -- fără formule Excel care se strică.
• Concediile se aprobă în flux și apar direct în pontaj.
• Exportul PDF este formatat conform cerințelor ITM, gata de trimis la contabil.

In SoloPontaj, tot ce ai de făcut este să adaugi angajații, să configurezi programul de lucru și să notezi excepțiile când apar. Restul se calculează singur.

Creează un cont gratuit -- ai 14 zile de test complet, fără card.

FAQ

Cum fac pontajul dacă am un singur angajat?

Exact la fel. Obligația de evidență nu depinde de numărul de angajați. Un singur salariat pe CIM = un pontaj complet. Poți folosi un tabel simplu sau o aplicație, dar structura rămâne aceeași.

Pot folosi Excel pentru pontaj?

Da, dar ține cont de riscuri: formule care se strică, versiuni multiple ale aceluiași fișier, erori de copiere de la o lună la alta. Dacă rămâi pe Excel, folosește un model standard și verifică totalurile manual în fiecare lună.

Ce fac dacă un angajat vine mai târziu sau pleacă mai devreme?

Notezi orele reale (ex: 09:30--16:00 = 6.5 ore). Pontajul trebuie să reflecte realitatea, nu programul teoretic. Dacă se întâmplă frecvent, discută cu angajatul și documentează.

Cât timp trebuie păstrat pontajul în arhivă?

In practică, se recomandă păstrarea pe cel puțin 5 ani (termenul de prescripție al drepturilor salariale), dar multe firme păstrează pe termen mai lung. La un control ITM, trebuie să poți prezenta rapid orice lună solicitată.

Ce simboluri sunt obligatorii prin lege?

Legea nu impune simboluri specifice. Important este să ai o legendă clară și consecventă și ca fiecare simbol să fie definit în documentul de pontaj. Simbolurile prezentate mai sus (P, CO, CM, SL, R, A, NS) sunt cele mai folosite în practică.

Ce se întâmplă dacă nu am pontaj la control ITM?

Riști amendă de la 1.500 lei în sus, per abatere. Dar mai important: fără pontaj, nu poți justifica salariile plătite, orele suplimentare sau concediile. Pentru lista completă de greșeli care te pot costa: Erori frecvente la completarea pontajului.

Hai la drum

Pontajul nu trebuie să fie o corvoadă lunară. Dacă ai structura clară (antet, zile, ore, simboluri, totaluri, semnături) și completezi pe parcurs -- nu retroactiv -- procesul devine simplu și repetabil.

Cele mai mari probleme apar când lași totul pe ultima zi a lunii și completezi „din memorie". Evită asta, iar relația cu contabilul va fi mult mai lină.

Dacă vrei să automatizezi tot ce se poate automatiza, încearcă SoloPontaj gratuit. 14 zile, toate funcțiile, fără card.

Spor la treabă! -- Echipa SoloPontaj