Greșelile în pontaj sunt ca acele mici fisuri într-un baraj: par inofensive la început, dar pot duce la un dezastru financiar când vine un control ITM.

Am analizat sute de foi de pontaj „manuale” și am identificat 10 erori care apar aproape peste tot. Vestea bună? Toate pot fi evitate cu puțină atenție sau cu un sistem automatizat.

1. Completarea „din memorie” la finalul lunii

Cea mai mare greșeală. Să crezi că vei ține minte exact orele de acum 3 săptămâni este o iluzie. Rezultatul? Date aproximative care nu bat cu realitatea. Soluția SoloPontaj: Înregistrarea evenimentelor (concedii, învoiri) pe măsură ce se întâmplă.

2. Simboluri care „nu există” în legendă

Legea nu impune simboluri, dar inconsecvența induce în eroare. Dacă într-o lună pui „P” pentru prezență și în alta „8”, inspectorul va pune întrebări. Soluția SoloPontaj: Folosim o legendă standardizată (P, CO, CM, SL, R) care este imprimată clar pe fiecare PDF.

3. Calculele matematice greșite

Să aduni 22 de rânduri de ore pentru 10 angajați, fără nicio greșeală, este greu. Contabilii urăsc să primească pontaje unde totalul nu bate cu suma zilelor. Soluția SoloPontaj: Calculele sunt făcute de algoritmul nostru. Zero erori umane.

4. Ignorarea orei de început și de sfârșit

Codul Muncii (Art. 119) cere evidențierea orei de începere și a celei de sfârșit, nu doar totalul de 8 ore. Soluția SoloPontaj: Formatul nostru include implicit aceste coloane, conform legii.

5. Neconcordanța cu Concediile Medicale

Angajatul aduce un certificat medical, dar în pontajul rătăcit prin birou el apare cu 8 ore lucrate. Aceasta este „muncă la negru” mascată în ochii legii. Soluția SoloPontaj: Când marchezi un CM în app, acesta blochează automat orele de muncă pentru acele zile.

6. Sărbătorile legale marcate ca „8 ore”

Sărbătorile legale nu sunt zile lucrate (decât în cazuri speciale). Ele trebuie marcate cu „SL”. Soluția SoloPontaj: Calendarul oficial este integrat. SL apare automat, fără intervenția ta.

7. Lipsa semnăturilor de confirmare

Un pontaj nesemnat este doar o bucată de hârtie fără valoare juridică. Soluția SoloPontaj: PDF-urile noastre au spațiu dedicat pentru semnătura angajatului și a administratorului, gata de printat la final de lună.

8. Munca în weekend fără compensare legală

Dacă în pontaj apare sâmbătă lucrată, trebuie să apară și ziua liberă compensatorie sau sporul aferent. Soluția SoloPontaj: Aplicația te avertizează când înregistrezi ore în weekend.

9. Corecturile „murdare”

Folosirea pastei corectoare pe un document oficial este interzisă. Documentul devine suspect de falsificare. Soluția SoloPontaj: Editările digitale sunt curate. Dacă greșești, re-generezi PDF-ul în secunde, nu o iei de la capăt pe hârtie.

10. Nepăstrarea arhivei (minimum 5 ani)

Multe firme mici pierd pontajele vechi. ITM poate cere documente din urmă cu 3 ani oricând. Soluția SoloPontaj: Păstrăm arhiva ta în cloud, în siguranță, atâta timp cât ai contul activ.

Concluzie: Nu lăsa erorile să îți definească afacerea

Fiecare dintre aceste erori te poate costa timp, bani și nervi. SoloPontaj a fost creat tocmai pentru a „curăța” acest proces și a te lăsa să te ocupi de lucrurile care chiar produc valoare în firma ta.

Treci la un pontaj fără erori și dormi liniștit, știind că actele tale sunt perfecte.

— Echipa SoloPontaj