Actualizat: 23 februarie 2026

Evidența timpului de lucru nu e o opțiune sau un „nice to have" — e o obligație legală clară, prevăzută în Codul Muncii. Cu toate astea, mulți angajatori din România, în special firmele mici, fie nu o țin deloc, fie o fac incorect. Iată exact ce spune legea și ce ai de făcut.

TL;DR

Art. 119 din Codul Muncii obligă angajatorul să țină evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat.
Evidența trebuie să includă ora de început, ora de sfârșit și durata zilnică.
Pontajul trebuie prezentat inspectorilor ITM oricând, la cerere.
Amenzile pentru lipsa evidenței: 1.500–3.000 lei per abatere.
Nu contează forma (hârtie, Excel, aplicație) — contează conținutul și disponibilitatea.

Evidență automată, conformă cu Codul Muncii? Încearcă SoloPontaj gratuit.

Ce spune exact Codul Muncii?

Art. 119 — obligația principală

"

„Angajatorul are obligația de a ține evidența orelor de muncă prestate de fiecare salariat și de a supune controlului inspecției muncii această evidență ori de câte ori este solicitat."

Textul e limpede:

Cine e obligat: orice angajator cu cel puțin un salariat.
Ce trebuie evidențiat: orele de muncă prestate zilnic.
Cui trebuie prezentat: Inspecția Muncii (ITM), oricând e solicitat.

Art. 116-118 — durata timpului de muncă

Codul Muncii stabilește:

Durata normală: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână
Durata maximă (cu ore suplimentare): 48 ore/săptămână (în medie pe 4 luni)
Program de noapte: reguli speciale (22:00–06:00)

Evidența orelor trebuie să reflecte aceste limite. Dacă pontajul arată constant 10-12 ore/zi fără compensări, e un semnal de alarmă la control.

Art. 120 — ore suplimentare

Orele suplimentare trebuie evidențiate separat și compensate (ore libere sau plată majorată cu minim 75%). Fără evidența clară a orelor, nu poți dovedi nici programul normal, nici orele suplimentare.

Ce trebuie să conțină evidența orelor?

Legea nu impune un format fix, dar practica ITM și jurisprudența cer un minim:

Element	Obligatoriu?	De ce
Numele și prenumele salariatului	Da	Identificare
Data (zi/lună/an)	Da	Evidență zilnică
Ora de început a programului	Da	Art. 119 — ora prestării
Ora de sfârșit a programului	Da	Art. 119 — durata zilnică
Total ore lucrate/zi	Da	Verificare limită legală
Tipul zilei (lucrat, CO, CM, SL, absent)	Da	Corelație cu statul de plată
Ore suplimentare (dacă e cazul)	Da	Art. 120 — evidență separată
Semnătura angajatului	Recomandat	Confirmare concordanță
Semnătura responsabilului	Recomandat	Validare angajator

Important: un pontaj care arată doar „8 ore" fără ora de start și de final nu mai este acceptat de ITM în practică. Inspectorii cer programul exact.

Cât timp trebuie păstrată evidența?

Codul Muncii nu specifică un termen explicit pentru pontaj, dar:

Documentele de personal se păstrează minim 5 ani de la încetarea contractului (conform HG 905/2017)
Practica recomandată: minim 3 ani de la data întocmirii (termen de prescripție pentru contravențiile la Codul Muncii)
Recomandare prudentă: 5 ani, aliniată cu termenele din legislația fiscală

Ce forme poate avea evidența?

Formă	Acceptată legal?	Avantaje	Dezavantaje
Condică de prezență (registru fizic)	Da	Tradițională, simplă	Nu generează rapoarte, se deteriorează
Tabel Excel	Da	Flexibilă, exportabilă	Ușor de falsificat, fără audit trail
Aplicație de pontaj online	Da	Automată, rapoarte, arhivare	Cost lunar
Sistem de pontaj cu cartelă/amprentă	Da	Obiectivă, greu de falsificat	Cost echipament

Legea nu impune o formă specifică. Contează să existe, să fie completă și să fie disponibilă la cererea ITM.

Cine e responsabil?

Angajatorul — întotdeauna. Nu angajatul, nu contabilul, nu HR-ul. Chiar dacă delegi completarea pontajului unui angajat sau unei aplicații, responsabilitatea legală rămâne a angajatorului.

Asta înseamnă că dacă un angajat uită să completeze și vine ITM-ul, amenda e pe firmă, nu pe angajat.

Situații speciale

Telemuncă / muncă remote

Obligația de evidență nu dispare dacă angajatul lucrează de acasă. Conform Legii 81/2018 privind telemunca, angajatorul ține evidența orelor la fel ca pentru angajații de la birou.

Program inegal sau flexibil

Dacă ai program inegal (ex: 6 ore luni, 10 ore marți), evidența trebuie să reflecte programul real, nu unul „standard" de 8 ore/zi.

Angajați part-time

Pontajul part-time trebuie să reflecte exact fracțiunea de normă (ex: 4 ore/zi sau 6 ore/zi). Detalii complete în articolul dedicat: Pontaj angajați part-time.

Program de noapte

Salariații de noapte (22:00–06:00) au reguli speciale: maxim 8 ore/noapte și compensații. Evidența trebuie să arate clar orele prestate în intervalul de noapte.

Greșeli frecvente în evidența orelor

Pontaj „standard" pe toată luna

Toate zilele arată identic: 09:00–17:00, 8 ore. În realitate, nimeni nu lucrează fix 8 ore în fiecare zi. ITM știe asta și consideră un astfel de pontaj neconform.

Lipsa orelor de start/final

Unele firme notează doar „8 ore" sau „prezent". Fără ora de start și cea de final, pontajul nu respectă cerințele art. 119.

Pontaj completat retroactiv la final de lună

Completarea retroactivă e riscantă: orele sunt aproximative, lipsesc excepțiile și orice verificare arată că documentul nu reflectă realitatea.

Lipsa evidenței orelor suplimentare

Dacă angajații lucrează peste program dar orele suplimentare nu apar în pontaj, ai două probleme: risc de amendă ITM și potențial litigiu cu angajatul.

Legătura cu statul de plată

ITM verifică corelația între pontaj și statul de plată. Dacă plătești 176 ore dar pontajul arată 160, ai o problemă. Dacă pontajul arată ore suplimentare dar statul de plată nu le reflectă, ai o problemă și mai mare.

Regula: pontajul și statul de plată trebuie să spună aceeași poveste.

SoloPontaj generează pontajul automat și îl trimite direct la contabil — corelația cu statul de plată e asigurată din start.

Checklist: evidența orelor conforme

Fiecare angajat are evidență zilnică (nu doar „prezent/absent")
Pontajul conține ora de start și ora de final
Orele suplimentare sunt evidențiate separat
Excepțiile (CO, CM, învoiri) sunt notate corect
Pontajul e disponibil oricând pentru ITM
Documentele se arhivează minim 3-5 ani
Pontajul corespunde cu statul de plată

FAQ

1) Dacă am un singur angajat, tot trebuie să țin evidența orelor?

Da. Art. 119 se aplică oricărui angajator, indiferent de numărul de salariați. Chiar și cu un singur angajat, evidența e obligatorie.

2) Pot ține pontajul doar în format electronic?

Da. Legea nu impune un format fizic. Un pontaj electronic (aplicație, Excel) este valid dacă poate fi prezentat ITM la cerere, fie pe ecran, fie printat.

3) Angajatul trebuie să semneze pontajul?

Nu e o cerință expresă în Codul Muncii, dar e o practică recomandată. Semnătura angajatului confirmă concordanța și reduce riscul de contestare.

4) Ce se întâmplă dacă ITM vine și nu am pontajul?

Primești amendă contravențională între 1.500 și 3.000 lei. Dacă se constată și alte nereguli (ore suplimentare neplătite, muncă nedeclarată), amenzile cresc semnificativ.

5) Pontajul trebuie ținut și în perioada de probă?

Da. Din prima zi de contract, indiferent dacă e perioadă de probă sau nu, evidența orelor e obligatorie.

— Echipa SoloPontaj