Ce Trebuie Să Conțină un Raport de Pontaj pentru Contabil
Ce informații cere contabilul tău în raportul de pontaj? Format, structură, totaluri și cele mai frecvente greșeli care încetinesc procesarea salariilor.
Actualizat: 23 februarie 2026
Cel mai frecvent feedback de la contabili: „Pontajul vine târziu, incomplet sau într-un format pe care trebuie să-l refac." Rezultatul? Întârzieri la statul de plată, erori în declarații și emailuri inutile. Iată cum trimiți un raport pe care contabilul îl procesează fără să revină cu întrebări.
TL;DR
- Contabilul are nevoie de: zile lucrate, ore totale, CO, CM, ore suplimentare — per angajat.
- Formatul ideal: tabel lunar cu o linie per angajat și totaluri clare.
- Cele mai frecvente probleme: pontajul vine târziu, are erori sau nu corespunde cu contractele.
- Un raport generat automat elimină 90% din du-te-vino-uri.
Raport de pontaj automat, direct la contabil? Testează SoloPontaj.
Ce informații are nevoie contabilul?
Contabilul folosește pontajul pentru a calcula statul de plată. Iată ce extrage din el:
| Informație | De ce e necesară | Consecința dacă lipsește |
|---|---|---|
| Zile lucrate | Baza de calcul pentru salariu | Salariu greșit |
| Ore lucrate total | Verificare normă + ore suplimentare | Tarif orar eronat |
| Zile CO (concediu odihnă) | Calcul indemnizație CO | Plată incorectă CO |
| Zile CM (concediu medical) | Calcul indemnizație CM + declarație | Declarație ANAF greșită |
| Ore suplimentare | Calcul spor 75%/100% | Neplata sporurilor |
| Zile absență nemotivată | Reducere salariu | Salariu plătit în plus |
| Zile sărbătoare legală | Nu se lucrează dar se plătesc | Calcul zile lucrătoare greșit |
Structura ideală a unui raport de pontaj
Varianta minimă (acceptabilă)
Un tabel sumar cu totaluri per angajat:
| Angajat | Zile lucrate | Ore lucrate | CO | CM | OS | Absent | SL |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Popescu Ion | 20 | 160 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ionescu Maria | 17 | 136 | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Dumitrescu Ana (4h) | 20 | 80 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | — | 376 | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 |
OS = ore suplimentare, SL = sărbătoare legală, CO = concediu odihnă, CM = concediu medical
Varianta completă (recomandată)
Tabel zilnic per angajat cu:
- Data + ziua săptămânii
- Ora start + ora final
- Tipul zilei (L = lucrat, CO, CM, SL, AN = absent)
- Ore pe zi
- Total ore la final
Aceasta este varianta pe care ITM o solicită — și o variantă pe care contabilul o poate verifica ușor contra statului de plată.
Format — ce acceptă contabilii
| Format | Acceptat? | Observații |
|---|---|---|
| Da | Cel mai comun, ușor de trimis și arhivat | |
| Excel (.xlsx) | Da | Preferat de mulți contabili (pot prelucra datele) |
| Google Sheets (link) | Parțial | Nu toți contabilii folosesc Google |
| Captură de ecran | Nu recomandat | Greu de verificat, neprofesional |
| Mesaj WhatsApp | Nu | „Luna asta au lucrat toți" — nu e pontaj |
Sfat: întreabă contabilul tău ce format preferă. Majoritatea vor PDF sau Excel.
Cele mai frecvente greșeli
1. Pontajul vine târziu
Contabilul are termen la declarații (ANAF, contribuții). Dacă pontajul vine pe 10 ale lunii în loc de 1-3, totul se amână. Ideal: trimite pontajul în primele 3 zile lucrătoare ale lunii următoare.
2. Lipsesc angajați
Ai angajat pe cineva luna trecută și ai uitat să-l adaugi în pontaj. Contabilul procesează statul de plată fără el → probleme la declarații.
3. Orele nu corespund cu contractul
Angajatul are contract part-time (4h) dar pontajul arată 8h. Contabilul nu știe ce e corect — contractul sau pontajul?
4. Nu sunt specificate concediile
„A lipsit 3 zile" — da, dar era CO, CM sau absent nemotivat? Fiecare se calculează diferit în statul de plată.
5. Format diferit în fiecare lună
Ianuarie era un Excel cu 5 coloane. Februarie e un PDF scanat. Martie e un tabel Word. Contabilul pierde timp adaptându-se.
Când trebuie trimis pontajul?
| Termen | Ideal | Acceptabil | Problemă |
|---|---|---|---|
| Primele 1-3 zile lucrătoare | ✅ | ||
| Până pe 5 ale lunii | ✅ | ||
| Între 5-10 ale lunii | ⚠️ Întârzieri la declarații | ||
| După 10 ale lunii | ❌ Risc penalități ANAF |
Recomandare: stabilește cu contabilul o dată fixă (ex: ziua 2 a fiecărei luni) și respectă-o.
Cu SoloPontaj, raportul se trimite automat la data stabilită — fără reminder-uri, fără uitări.
Comunicarea cu contabilul — reguli simple
- Un singur canal — nu trimite pontajul pe email într-o lună și pe WhatsApp în alta
- Același format — mereu PDF sau mereu Excel, nu alternând
- Menționează schimbările — angajat nou, modificare program, concediu medical lung
- Răspunde rapid la întrebări — dacă contabilul revine cu „nu corespunde", verifică imediat
Automatizarea rezolvă totul
Cu un sistem automat:
- Raportul se generează la aceeași dată, în același format, în fiecare lună
- Contabilul primește emailul fără să mai faci tu nimic
- Toate informațiile sunt complete: zile, ore, CO, CM, OS, totaluri
- Dacă ai adăugat un angajat nou, apare automat în raport
SoloPontaj trimite raportul direct la contabil — configurezi emailul o dată, restul merge pe pilot automat.
Checklist: raport de pontaj complet
- Fiecare angajat apare în raport (inclusiv cei noi)
- Orele corespund cu norma din contract
- Concediile sunt specificate pe tip (CO/CM/AN)
- Orele suplimentare sunt evidențiate
- Totalurile sunt calculate corect
- Formatul e consistent cu luna precedentă
- Trimis în primele 3 zile lucrătoare
FAQ
1) Contabilul meu vrea doar un sumar, nu pontajul detaliat. E suficient?
Pentru contabilitate, un sumar cu totaluri per angajat poate fi suficient. Dar pentru ITM, ai nevoie de pontajul detaliat (zilnic, cu ore). Păstrează ambele.
2) Pot trimite pontajul direct din aplicație la contabil?
Da. SoloPontaj trimite raportul automat pe email. Contabilul primește PDF-ul gata formatat.
3) Ce fac dacă contabilul găsește erori?
Corectezi în aplicație (sau Excel) și retrimiți. Cu un sistem automat, erorile sunt rare — dar dacă apar, corectura se reflectă instant.
4) Trebuie să trimit pontajul și dacă nu s-a schimbat nimic față de luna trecută?
Da. Pontajul este lunar și trebuie trimis pentru fiecare lună, chiar dacă programul e identic. Datele calendaristice și totalurile diferă.
5) Contabilul poate accesa direct aplicația de pontaj?
Depinde de aplicație. SoloPontaj oferă acces pe bază de email — poți invita contabilul ca utilizator cu rol de vizualizare.
— Echipa SoloPontaj