SoloPontaj

Ghid de utilizare SoloPontaj

Descoperă cum să utilizezi eficient SoloPontaj pentru a automatiza gestionarea timpului și a pontajelor în compania ta.

Cuprins

Introducere

SoloPontaj este o aplicație web destinată automatizării procesului de pontaj și managementului timpului pentru companiile din România. Aplicația simplifică gestionarea orelor de lucru, a concediilor și a zilelor libere legale.

Beneficii principale:

  • Eficiență crescută: Automatizează generarea pontajelor lunare și calculul zilelor lucrătoare.
  • Gestionare simplificată: Administrează angajații, concediile și zilele libere într-un singur loc.
  • Pontaje conforme: Generează documente PDF de pontaj conforme cu legislația muncii din România.
  • Notificări automate: Primește pontajul precompletat lunar pe email (opțional).
  • Accesibilitate: Accesează datele de pontaj oricând și de oriunde, prin interfața web.

Primii pași în SoloPontaj

1. Înregistrarea unui cont nou

Pentru a începe să utilizezi SoloPontaj, este necesar să îți creezi un cont. Accesează pagina Înregistrare și completează formularul cu adresa ta de email și o parolă sigură.

După finalizarea înregistrării, vei primi un email pentru a-ți verifica adresa. Accesează linkul din email pentru a activa contul.

2. Autentificarea

Odată ce contul tău este activat, te poți autentifica folosind adresa de email și parola setate. Accesează pagina Autentificare.

3. Completarea profilului companiei

La prima autentificare, va trebui să introduci informațiile despre compania ta. Datele obligatorii sunt Numele Companiei și CUI/CIF.

Aceste date sunt folosite pentru personalizarea contului și pentru generarea corectă a documentelor de pontaj. Poți completa și modifica aceste informații oricând din secțiunea Setări Companie.

4. Dashboard-ul principal

După autentificare și completarea datelor companiei, vei ajunge în Dashboard. Acesta îți oferă o privire de ansamblu asupra datelor cheie:

  • Număr angajați: Totalul angajaților activi în platformă.
  • Sumar lună curentă: Informații despre luna în curs.
  • Zile lucrătoare: Numărul de zile lucrătoare în luna curentă.
  • Preferințe: Statusul setărilor pentru notificări și email-uri automate.
  • Meniu de navigare: În partea stângă vei găsi link-uri către toate secțiunile aplicației: Pontaje, Angajați, Concedii, Zile Libere și Setări.

Configurarea Companiei

Secțiunea Setări Companie îți permite să gestionezi informațiile companiei și să configurezi preferințele pentru aplicație.

1. Actualizarea datelor companiei

Aici poți introduce sau actualiza informațiile companiei:

  • Numele Companiei: Denumirea oficială a firmei (obligatoriu).
  • CUI/CIF: Codul Unic de Înregistrare / Codul de Identificare Fiscală (obligatoriu).
  • Adresa: Sediul social al companiei (obligatoriu).
  • Telefon: Numărul de telefon de contact al companiei (opțional).

Toate aceste date vor fi folosite în documentele oficiale generate de aplicație.

2. Setarea preferințelor

SoloPontaj îți oferă următoarele opțiuni de personalizare:

  • Preferințe Email: Alege dacă dorești să primești notificări generale pe email.
  • Pontaj Automat pe Email: Activează această opțiune pentru a primi lunar, automat, pontajul precompletat pentru toți angajații.
  • Distribuie Automat Zilele de Concediu: Când este activată, sistemul distribuie automat zilele de concediu legal angajaților.

Poți modifica aceste setări oricând în funcție de preferințele tale. Nu uita să salvezi modificările după ce ai făcut ajustările dorite.

Gestionarea Angajaților

Secțiunea Angajați este locul unde poți adăuga, vizualiza și administra datele tuturor angajaților din compania ta.

1. Adăugarea unui angajat nou

Pentru a adăuga un angajat nou, apasă pe butonul “Adaugă Angajat” din partea de sus a paginii. Completează următoarele informații în formular:

  • Nume și Prenume: Numele și prenumele angajatului.
  • Funcția (Poziția): Rolul angajatului în companie.
  • Program de Lucru: Numărul de ore standard de lucru pe zi (implicit 8 ore).
  • Status: Activ sau inactiv.
  • Zile de concediu: Numărul de zile de concediu anuale ale angajatului.

După completarea formularului, apasă “Salvează” pentru a adăuga angajatul în sistem.

2. Vizualizarea și modificarea datelor angajaților

În lista de angajați poți vedea toți angajații înregistrați. Pentru fiecare angajat sunt afișate informațiile de bază și două acțiuni principale:

  • Editează: Te permite să modifici datele angajatului.
  • Șterge: Îți permite să ștergi angajatul din sistem (va solicita confirmare).

Pentru a edita un angajat, apasă pe butonul “Editează” și actualizează informațiile necesare în formularul care apare.

3. Dezactivarea unui angajat

Când un angajat părăsește compania, poți să-i schimbi statusul în “Inactiv” din formularul de editare. Angajații inactivi nu vor mai apărea în listele pentru pontaj curent.

Alternativ, poți șterge complet angajatul folosind butonul “Șterge”, dar acest lucru va elimina toate datele sale din sistem.

Gestionarea Concediilor

Secțiunea Concedii te ajută să înregistrezi și să urmărești toate tipurile de absențe ale angajaților.

1. Înregistrarea unui concediu

Pentru a adăuga un concediu nou, urmează acești pași:

  • Selectează angajatul din lista disponibilă.
  • Apasă pe butonul “Adaugă Concediu”.
  • Completează formularul cu următoarele informații:
    • Data de început: Prima zi de concediu.
    • Data de sfârșit: Ultima zi de concediu (opțional, pentru o singură zi lasă acest câmp gol).
    • Tipul de Concediu: Alege din lista predefinită (ex: CO - Concediu de Odihnă, CM - Concediu Medical).
    • Descriere: Opțional, poți adăuga detalii suplimentare.
  • Apasă “Salvează” pentru a înregistra concediul.

2. Vizualizarea și gestionarea concediilor

După selectarea unui angajat, vei vedea lista tuturor concediilor sale pentru anul selectat. Pentru fiecare concediu, poți:

  • Vizualiza detaliile: Tipul concediului, perioada și descrierea.
  • Șterge concediul: Folosește butonul de ștergere pentru a elimina un concediu înregistrat (va solicita confirmare).

Poți filtra concediile după an folosind selectorul de an din partea superioară a paginii.

3. Configurarea zilelor de concediu

Pentru fiecare angajat, poți configura numărul total de zile de concediu pentru anul curent. Folosește butonul “Editează Configurație” pentru a ajusta:

  • Total zile de concediu: Numărul total de zile de concediu la care angajatul are dreptul în anul selectat.
  • Zile reportate: Numărul de zile reportate din anul anterior.

Sistemul calculează automat zilele rămase în funcție de zilele utilizate.

Zile Libere Naționale

Secțiunea Zile Libere Naționale conține toate zilele libere legale din România, care sunt luate în considerare automat la generarea pontajelor.

1. Vizualizarea zilelor libere legale

În această secțiune poți vedea lista zilelor libere legale pentru anul selectat. Pentru fiecare zi liberă sunt afișate:

  • Denumirea: Numele sărbătorii sau evenimentului.
  • Data: Ziua, luna și anul.
  • Ziua săptămânii: Pentru referință suplimentară.

Poți schimba anul vizualizat folosind selectorul din partea de sus a paginii.

2. Impactul asupra pontajului

Zilele libere naționale sunt marcate automat în pontaje ca zile nelucrătoare. Nu este necesară nicio acțiune manuală pentru a le înregistra.

Conform legislației din România, există 15 zile libere legale pe an, iar acestea sunt preconfigurate în sistem.

Generarea Pontajelor

Secțiunea Generare Pontaj este funcția principală a aplicației, permițându-ți să generezi foile de pontaj pentru angajații tăi.

1. Generarea pontajului lunar

Pentru a genera un pontaj, urmează acești pași simpli:

  • Selectează angajatul: Alege un angajat specific sau opțiunea “Toți angajații”.
  • Luna și anul: Sistemul generează pontajul pentru luna anterioară (aceasta este o limitare intenționată, deoarece pontajele se completează după încheierea lunii).
  • Generează pontajul: Apasă butonul “Generează și Descarcă Pontajul”.

Aplicația va compila datele despre prezență, concedii și zile libere legale, și va genera un document PDF.

2. Descărcarea și utilizarea pontajului

După generare, fișierul PDF va fi descărcat automat în browserul tău. Acest document este pontajul oficial, gata pentru a fi printat, semnat și arhivat conform cerințelor legale.

Numele fișierului include numele angajatului (sau “toti_angajatii”), luna și anul, pentru o organizare ușoară a documentelor.

3. Primirea pontajului automat pe email

Dacă ai activat opțiunea “Pontaj Automat pe Email” din Setări Companie, vei primi automat pontajul precompletat la începutul fiecărei luni pentru luna anterioară.

Aceasta este o modalitate convenabilă de a primi pontajele fără a fi nevoie să le generezi manual în fiecare lună.

Întrebări Frecvente (FAQ)

1. De ce pot genera pontaj doar pentru luna anterioară?

Această limitare este intenționată și urmează practica standard de completare a pontajelor după încheierea lunii. Astfel se asigură că toate concediile, zilele libere și alte evenimente au fost înregistrate corect înainte de generarea documentului final.

2. Cum pot modifica datele companiei mele?

Poți actualiza oricând datele companiei tale din secțiunea Setări Companie. Completează formularul cu noile informații și apasă butonul “Salvează”.

3. Pontajul generat nu include un concediu aprobat. De ce?

Verifică următoarele aspecte:

  • Asigură-te că perioada concediului este corect înregistrată în secțiunea Concedii.
  • Verifică dacă anul și luna concediului corespund cu perioada pentru care generezi pontajul.
  • Asigură-te că ai selectat angajatul corect.

Dacă problema persistă, verifică dacă concediul a fost șters accidental sau încearcă să îl adaugi din nou.

4. Cum pot adăuga un angajat nou în sistem?

Accesează secțiunea Angajați și apasă pe butonul “Adaugă Angajat”. Completează toate câmpurile necesare din formular și apasă “Salvează”. Noul angajat va apărea imediat în lista de angajați și va fi disponibil pentru generarea pontajelor.

5. Cum pot dezactiva un angajat care nu mai lucrează în companie?

În secțiunea Angajați, găsește angajatul respectiv în listă și apasă pe butonul “Editează”. În formularul de editare, schimbă statusul din “Activ” în “Inactiv” și salvează modificările. Angajații inactivi nu vor mai apărea în listele pentru pontaj curent.

Ai nevoie de ajutor suplimentar?

Dacă nu ai găsit răspunsul la întrebarea ta în acest ghid, echipa noastră de suport este gata să te ajute.

Contactează Suportul