Pontaj pentru Grădinițe Private și After-School: Ghid pentru Educatori 2026

Actualizat: 6 martie 2026

Mihaela are o grădiniță privată cu 8 angajați: 3 educatoare, o asistentă educator, 2 îngrijitoare, o bucătăreasă și ea — administrator, fondator, pedagog, contabil de urgență, toate într-una. Copiii intră la 8 dimineața, pleacă pe la 5. Dar cine intră la 7:30 să pregătească sala? Cine rămâne până la 17:30 când ultimul părinte întârzie? Și cine ține evidența tuturor acestor ore?

Dacă ai deschis o grădiniță privată, un after-school sau o școală privată mică, probabil te regăsești. Ai pornit din pasiune pentru educație, nu din dorința de a completa tabele. Și totuși, legea cere aceeași evidență a orelor de muncă de la tine ca de la o fabrică cu 200 de angajați.

Acest ghid îți arată exact ce obligații de pontaj ai, ce particularități are programul din educație, ce verifică ITM-ul — și cum rezolvi totul fără să-ți consume serile.

TL;DR

• Orice grădiniță privată, after-school sau școală privată cu angajați are obligația legală de a ține pontajul — educatori, îngrijitori, bucătari, administratori. Fără excepție.
• Art. 119 din Codul Muncii se aplică identic instituțiilor private de educație: evidența zilnică a orelor, cu ora de start și ora de final, pentru fiecare angajat.
• Vacanțele școlare nu înseamnă automat concediu. Personalul poate lucra și în vacanță (pregătire, curățenie, tabere) sau poate lua CO — dar pontajul trebuie să reflecte realitatea.
• Personalul auxiliar (bucătari, îngrijitoare, șoferi) e cel mai des „uitat" din pontaj — și cel mai des sancționat la control.
• Cel mai simplu mod de a ține pontajul corect la grădiniță: creează un cont gratuit pe SoloPontaj și ai evidența gata în 5 minute pe zi.

Tipuri de angajați la grădinița privată și obligațiile lor de pontaj

O grădiniță privată tipică nu are doar educatoare. Are un ecosistem întreg de oameni care fac locul să funcționeze. Și fiecare dintre ei trebuie să apară în pontaj.

Educatorii și asistenții educator

Sunt coloana vertebrală a grădiniței. De regulă, au normă de 8 ore/zi — dar programul efectiv depinde de grupa pe care o coordonează, de activitățile extra și de tura stabilită (dacă grădinița funcționează cu ture dimineață/după-amiază).

Ce trebuie evidențiat: ora de sosire, ora de plecare, totalul zilnic. Dacă educatoarea rămâne 30 de minute în plus pentru o întâlnire cu un părinte — acela e timp de muncă și trebuie consemnat.

Îngrijitoarele

Vin adesea mai devreme (pregătirea sălilor, curățenie de dimineață) sau rămân mai târziu (curățenie de seară). Norma poate fi de 8 ore sau de 4-6 ore, în funcție de dimensiunea grădiniței.

Ce trebuie evidențiat: exact aceleași lucruri ca pentru educatoare. Faptul că o îngrijitoare „nu predă" nu o scutește de pontaj. Are contract de muncă, deci are pontaj.

Bucătarul / bucătăreasa

La grădinițele cu cantină proprie, bucătarul are un program specific: intră devreme (06:00-07:00) ca să pregătească micul dejun și prânzul. Uneori pleacă mai devreme decât restul personalului.

Atenție: programul diferit față de educatoare trebuie reflectat în pontaj. Nu poți trece toată lumea cu „08:00-16:00" dacă bucătăreasa a intrat la 06:30 și a plecat la 14:30.

Administratorul / managerul

De multe ori, administratorul e chiar proprietarul grădiniței. Dacă ai contract de muncă (sau ești administrator asociat unic cu CIM), intri și tu în pontaj. Dacă lucrezi pe PFA sau ca asociat fără CIM, nu ai obligație de pontaj — dar angajații tăi au.

Personalul part-time

Profesorul de engleză care vine 3 zile pe săptămână, câte 4 ore. Logopedul care vine marțea și joia, câte 2 ore. Asistenta medicală care e prezentă doar dimineața. Fiecare persoană cu contract de muncă — normă întreagă sau parțială — trebuie pontată individual, cu orele reale.

Concluzia: dacă o persoană are CIM și lucrează la grădinița ta, apare în pontaj. Norma, funcția sau programul nu contează — obligația e aceeași.

Obligațiile legale: ce spune Codul Muncii

Art. 119 — baza de la care nu poți pleca

Textul e scurt și lipsit de ambiguitate:

"

„Angajatorul are obligația de a ține evidența orelor de muncă prestate de fiecare salariat și de a supune controlului inspecției muncii această evidență ori de câte ori este solicitat."

Nu există nicio excepție pentru domeniul educației, pentru grădinițe private, pentru firme cu mai puțin de 10 angajați sau pentru „instituții mici". Dacă ai cel puțin un angajat cu contract de muncă, ești obligat să ții pontajul.

Ce trebuie să conțină pontajul

Concret, evidența trebuie să includă:

• Numele și prenumele fiecărui salariat
• Ora de începere a programului de lucru
• Ora de încheiere a programului de lucru
• Total ore lucrate pe zi
• Ore suplimentare (dacă există), evidențiate separat
• Concedii (CO, CM), absențe, zile libere legale

Forma pontajului — nu contează suportul, contează conținutul

Legea nu impune un format specific. Poți ține pontajul pe hârtie, în Excel sau într-o aplicație online. Condiția: să poți prezenta evidența inspectorului ITM la cerere, cu toate informațiile de mai sus. Un caiet e legal, dar un caiet pierdut sau completat retroactiv nu te protejează.

REGES (fosta Revisal) — nu uita de contracte

Fiecare angajat trebuie înregistrat în REGES înainte de prima zi de lucru. La grădinițele private, unde personalul se schimbă în septembrie (începutul anului școlar), întârzierile la REGES sunt frecvente. Amenda pentru un contract neînregistrat: 5.000-8.000 lei.

Program specific educației: vacanțe școlare vs. program normal

Aceasta este zona care ridică cele mai multe semne de întrebare la grădinițele private. Vacanța de iarnă, vacanța de vară, minivacanțele — ce se întâmplă cu pontajul?

Vacanța școlară nu e automat concediu de odihnă

Greșeala cea mai răspândită: „E vacanța copiilor, deci angajații sunt și ei în concediu." Nu funcționează așa.

Vacanțele din calendarul școlar se aplică elevilor și cadrelor didactice din sistemul public, conform structurii anului școlar stabilite de Ministerul Educației. Grădinițele private pot avea propriul calendar, dar oricum — concediul de odihnă al angajaților se aprobă individual, nu „în bloc" pe vacanța școlară.

Ce se poate întâmpla în vacanță:

• Angajatul ia CO (concediu de odihnă) — perfect legal, dar trebuie cerere aprobată și evidențiat în pontaj ca „CO"
• Angajatul lucrează — pregătire materiale, cursuri, amenajare săli, tabere de vară. Pontajul se completează normal, cu orele reale
• Program redus — grădinița funcționează cu program scurt în vacanță (doar pază de dimineață, de exemplu). Angajații prezenți se pontează cu orele efective

Programul de vară

Multe grădinițe private funcționează și vara, fie cu program normal, fie cu activități de tip tabără. Personalul care lucrează vara trebuie pontat normal. Personalul care ia CO trebuie evidențiat ca atare.

Atenție: dacă închizi grădinița complet pe august și trimiți toți angajații în CO, asigură-te că fiecare are suficiente zile de concediu acumulate. Dacă cineva nu are — ai o problemă de salarizare pe care pontajul trebuie s-o reflecte (concediu fără plată, de exemplu).

After-school-urile: program semnificativ diferit

Un after-school tipic funcționează de luni până vineri, de la 12:00-13:00 (când vin copiii de la școală) până la 17:00-18:00. Asta înseamnă:

• Educatorii pot avea normă de 5-6 ore, nu de 8
• Programul de dimineață poate include pregătire (care e tot timp de muncă)
• În vacanța de vară, after-school-ul fie închide, fie se transformă în tabără de zi

Pontajul trebuie să reflecte acest program real — nu un fictiv „08:00-16:00" care nu corespunde cu realitatea.

Exemplu: pontaj săptămânal la o grădiniță cu 8 angajați

Ce observăm:

• Programul diferă între funcții — bucătăreasa intră la 6 dimineața, educatoarea de pe tura de după-amiază la 9
• Îngrijitoarea de după-amiază are normă de 4 ore — pontajul reflectă norma reală
• Administratorul a rămas vineri 30 de minute în plus (întâlnire cu un părinte) — trecut ca ore suplimentare
• Fiecare angajat are rândul lui — nu „toată grădinița la fel"

Pontajul pentru personalul auxiliar

Aceasta este zona unde cele mai multe grădinițe private greșesc. Educatoarele sunt mereu „pe radar" — dar personalul din spate?

De ce personalul auxiliar e adesea omis

Motivele sunt întotdeauna aceleași:

• „Bucătăreasa vine și pleacă la aceeași oră, nu e nevoie să notez"
• „Îngrijitoarea e de încredere, nu trebuie să o pontez"
• „Șoferul e pe jumătate de normă, nu am crezut că trebuie"

Toate aceste justificări sunt false din punct de vedere legal. Orice persoană cu contract de muncă — indiferent de funcție, normă sau vechime — trebuie pontată zilnic.

Provocări specifice

Bucătarul / bucătăreasa:

• Program atipic (06:00-14:00 sau 07:00-15:00) — diferit de restul personalului
• În vacanțe, dacă nu se servește masă, ce face? CO? Program redus de curățenie? Pontajul trebuie să reflecte răspunsul

Îngrijitoarele:

• Pot avea program diferit (tura de dimineață pentru pregătire, tura de după-amiază pentru curățenie)
• Ore suplimentare frecvente dar netrecute (dezinfecție serală, curățenie generală în weekend)

Șoferul (transport copii):

• Adesea part-time (2-4 ore/zi: transport dimineața și după-amiaza)
• Program cu „gaura" la mijloc (08:00-09:00, apoi 16:00-17:00) — se pontează doar orele efective
• În vacanțe, de regulă nu are activitate — trebuie clarificat: CO sau concediu fără plată

Asistenta medicală / medicul:

• Poate fi angajat direct sau pe convenție cu un cabinet medical
• Dacă are CIM la grădiniță, intră în pontaj cu orele reale

Regula simplă

Dacă nu ești sigur dacă o persoană trebuie pontată, întreabă-te un singur lucru: are contract individual de muncă cu grădinița? Dacă da — pontaj obligatoriu. Dacă nu (PFA, convenție civilă, voluntariat) — nu intră în foaia de pontaj a salariaților, dar poate avea alte obligații de evidență.

Ce verifică ITM la grădinițele private

Grădinițele private nu sunt în topul industriilor controlate (acolo sunt HORECA și construcțiile), dar controalele se întâmplă — mai ales după sesizări sau în campanii tematice. Iată la ce se uită inspectorul.

La un control ITM, inspectorul va verifica:

1. Pontajul pe ultimele luni — trebuie prezentat pe loc, nu „vi-l trimit pe email"
2. Corespondența pontaj-stat de plată — orele din pontaj trebuie să coincidă cu cele din salarizare
3. REGES — fiecare persoană prezentă fizic la grădiniță trebuie să aibă contract activ
4. Contractele de muncă — copii la sediul grădiniței, semnate de ambele părți
5. Programul de lucru — dacă e diferit de 08:00-16:00, trebuie stipulat în CIM sau act adițional
6. Fișele de post — frecvent solicitate, mai ales pentru educatori (calificare, atribuții)
7. Ore suplimentare — dacă există, trebuie evidențiate și compensate conform legii

Atenție la ANPC și autorizarea de funcționare

Pe lângă ITM, grădinițele private sunt supuse controlului mai multor autorități:

• ANPC — pentru serviciile oferite părinților (contract de prestări servicii, transparența tarifelor)
• DSP (Direcția de Sănătate Publică) — autorizație sanitară, norme de igienă
• ISJ / Ministerul Educației — acreditare / autorizare de funcționare pentru unitățile de învățământ

ITM-ul verifică strict relațiile de muncă (contracte, pontaj, salarizare, SSM). Dar dacă o autoritate descoperă nereguli, informează frecvent și celelalte instituții. Un control ANPC care constată personal fără contract poate genera și un control ITM ulterior.

Amenzi orientative

Pentru o grădiniță cu 8 angajați, o singură persoană „uitată" din REGES poate însemna 20.000 lei. Două persoane — 40.000 lei. Bugetul unei grădinițe mici nu își permite asta.

FAQ

1. Grădinița mea are doar 4 angajați. Chiar trebuie pontaj?

Da. Nu există un prag minim de angajați sub care pontajul nu e obligatoriu. Dacă ai un singur angajat cu contract de muncă, ești obligat să ții evidența orelor. La 4 angajați, pontajul e simplu — dar trebuie să existe.

2. Educatoarele mele rămân uneori peste program pentru întâlniri cu părinții. Cum evidențiez asta?

Dacă rămânerea peste program e la cererea sau cu acceptul angajatorului, sunt ore suplimentare. Le evidențiezi cu ora reală de plecare (nu cu ora programată) și le compensezi: fie cu ore libere plătite în următoarele 60 de zile, fie cu plată cu spor de minimum 75%. Dacă întâlnirile cu părinții sunt frecvente, ia în considerare includerea lor în programul normal.

3. Vara închid grădinița pe toată luna august. Pot trece tot personalul în CO?

Poți, dacă fiecare angajat are suficiente zile de concediu acumulate. Concediul de odihnă minim legal e de 20 de zile lucrătoare pe an — adică aproximativ 1,66 zile pe lună lucrată. Un angajat nou venit în ianuarie ar avea acumulate doar 11-12 zile până în august. Dacă nu are zile suficiente, opțiunile sunt: concediu fără plată (cu acordul angajatului) sau program redus de muncă (curățenie, pregătire, cursuri de formare).

4. After-school-ul meu funcționează doar 5 ore pe zi. Angajații au normă de 8 ore?

Depinde de ce scrie în contractul de muncă. Dacă CIM-ul prevede normă de 5 ore/zi (part-time), asta e legal — pontezi 5 ore. Dacă prevede 8 ore/zi, trebuie să justifici și restul orelor (pregătire de dimineață, activități administrative, formare). Nu poți avea contract pe 8 ore și pontaj pe 5 — discrepanța atrage întrebări la orice control.

5. Am o persoană care vine să predea engleză de 2 ori pe săptămână. Trebuie pontată?

Depinde de tipul relației contractuale. Dacă are contract individual de muncă (CIM) cu grădinița, chiar și part-time pe câteva ore/săptămână — da, trebuie pontată. Dacă lucrează pe PFA sau prin convenție civilă (prestare servicii) — nu intră în foaia de pontaj a salariaților. Important: dacă persoana vine regulat, la ore fixe, sub coordonarea ta directă și folosind materialele grădiniței — din punct de vedere legal, relația seamănă mai mult cu un CIM decât cu o prestare de servicii, indiferent ce scrie pe hârtie.

Pontajul la grădiniță nu trebuie să fie o corvoadă

Ai intrat în educație pentru copii, nu pentru tabele. Și totuși, evidența orelor e o obligație care nu poate fi ignorată — nici la o grădiniță cu 4 angajați, nici la un after-school cu 15.

Vestea bună: nu e complicat. La o grădiniță cu program relativ stabil (spre deosebire de un restaurant sau un șantier), pontajul zilnic durează literalmente câteva minute. Ai nevoie doar de un sistem clar — cine completează, când și unde se păstrează datele.

SoloPontaj e construit exact pentru unități mici ca a ta. Adaugi angajații, setezi programul fiecăruia, iar completarea zilnică durează sub un minut. La final de lună, raportul e gata de contabil. La un eventual control, îl prezinți direct de pe telefon.

Creează un cont gratuit și testează 14 zile — fără card, fără obligații. Configurarea durează 5 minute, chiar de la biroul din grădiniță.

— Echipa SoloPontaj