Pontaj pentru Firme Mici – Soluții Simple și Legale
Ai o firmă mică și nu știi cum să ții pontajul corect? Iată cele mai simple soluții legale, de la Excel la aplicații automate, cu avantaje și dezavantaje.
Actualizat: 23 februarie 2026
Ai 1, 3 sau 10 angajați. Nu ai departament HR, nu ai resurse pentru un sistem enterprise. Dar legea cere pontaj. Ce faci? Răspunsul scurt: nu ai nevoie de ceva complicat. Ai nevoie de ceva care funcționează și e conform.
TL;DR
- Orice firmă cu angajați trebuie să țină evidența orelor — fără excepție, indiferent de mărime.
- Cele mai folosite soluții la firme mici: condică fizică, Excel sau aplicație online.
- Excel funcționează, dar nu trimite alerte, nu generează rapoarte automat și e ușor de greșit.
- O aplicație de pontaj costă de la 19 lei/lună și elimină complet munca manuală.
- Cel mai important: soluția pe care o vei folosi efectiv — nu cea mai sofisticată.
Fără bătăi de cap, din prima zi? Testează SoloPontaj gratuit 14 zile.
Ce obligații de pontaj ai ca firmă mică?
Exact aceleași ca o firmă cu 500 de angajați:
- Evidența zilnică a orelor prestate de fiecare salariat (art. 119, Codul Muncii)
- Ora de start, ora de final, total ore
- Evidența concediilor (CO, CM), absențelor și orelor suplimentare
- Disponibilitate la cererea ITM, oricând
Nu există excepție pentru firme cu mai puțin de X angajați. Dacă ai măcar un contract de muncă, ai obligația pontajului.
Cele 4 soluții de pontaj pentru firme mici
1. Condică de prezență (registru fizic)
Cum funcționează: caiet sau registru tipizat unde angajații semnează zilnic.
| Avantaj | Dezavantaj |
|---|---|
| Cost zero (un caiet) | Nu generează rapoarte |
| Simplu de înțeles | Se deteriorează, se pierde |
| Acceptat de ITM | Nu funcționează pentru remote |
| Completare manuală zilnică | |
| Erori greu de corectat |
Verdict: funcționează dacă ai 1-2 angajați care vin zilnic la un birou fix. Pentru orice altceva, e insuficient.
2. Tabel Excel / Google Sheets
Cum funcționează: creezi un tabel lunar cu angajați pe rânduri și zile pe coloane.
| Avantaj | Dezavantaj |
|---|---|
| Gratuit (sau aproape) | Completare manuală |
| Flexibil, personalizabil | Fără alerturi la zile necompletate |
| Exportabil (PDF, print) | Ușor de falsificat (fără audit trail) |
| Funcționează și remote | Formulele se pot strica |
| Nu trimite automat la contabil |
Verdict: pasul următor față de condică. Funcționează pentru 1-5 angajați dacă ești disciplinat. Dar la 10+ angajați sau la program variabil, devine coșmar.
3. Aplicație de pontaj online
Cum funcționează: angajații completează din browser/telefon, raportul se generează automat.
| Avantaj | Dezavantaj |
|---|---|
| Completare în 10 secunde | Cost lunar (19-149 lei) |
| Raport automat la contabil | Depende de internet |
| Alerte la zile necompletate | Curbă minimă de învățare |
| Funcționează pentru remote | |
| Arhivare automată | |
| Audit trail (cine a completat, când) |
Verdict: cea mai bună soluție preț/calitate pentru firme mici (1-30 angajați). Costul e echivalent cu 1 oră din salariul minim, dar economisește 2-3 ore/lună.
4. Sistem de pontaj cu cartelă/amprentă
Cum funcționează: cititor de carduri sau amprentă la intrare/ieșire.
| Avantaj | Dezavantaj |
|---|---|
| Obiectiv (nu poți „completa" altceva) | Cost ridicat echipament (500-2000+ lei) |
| Automat 100% | Nu funcționează pentru remote |
| Greu de falsificat | Întreținere hardware |
| Overkill pentru < 10 angajați |
Verdict: se justifică dacă ai 20+ angajați la un punct de lucru fix. Pentru firme mici, e o investiție disproporționată.
Comparație directă
| Criteriu | Condică | Excel | Aplicație online | Cartelă/amprentă |
|---|---|---|---|---|
| Cost | 0 lei | 0 lei | 19-149 lei/lună | 500-2000+ lei |
| Efort lunar | Ridicat | Mediu | Minim | Zero |
| Remote-friendly | Nu | Parțial | Da | Nu |
| Raport automat | Nu | Nu | Da | Parțial |
| Trimitere contabil | Manual | Manual | Automat | Manual |
| Risc de erori | Ridicat | Mediu | Scăzut | Scăzut |
| Acceptat ITM | Da | Da | Da | Da |
Scenarii practice
Firmă cu 2 angajați, program fix (09:00-17:00)
Cel mai simplu: aplicație online. Setezi programul o dată, se completează automat. Excepțiile (CO, CM) le adaugi cu un tap. La final de lună, raportul merge la contabil fără intervenția ta.
Alternativă acceptabilă: Excel, dacă ești disciplinat cu completarea.
Firmă cu 5 angajați, program mixt (full-time + part-time)
Recomandat: aplicație online. Programe diferite, norme diferite — un Excel devine complicat rapid. Aplicația gestionează automat totalurile diferite.
Restaurant cu 8 angajați, ture variabile
Recomandat: aplicație online sau pontaj cu cartelă. Turele variabile fac Excel-ul aproape imposibil de gestionat corect. Ai nevoie de un sistem care calculează automat.
Firmă remote-first, 3-4 oameni
Singura opțiune realistă: aplicație online. Nu ai birou fizic, deci condica și cartela sunt excluse. Excel-ul funcționează dar nu trimite alerte și nu generează rapoarte.
Cât costă lipsa pontajului?
| Risc | Cost potențial |
|---|---|
| Amendă ITM — lipsa evidenței | 1.500–3.000 lei per abatere |
| Amendă ITM — muncă nedeclarată (dacă pontajul contrazice realitatea) | 10.000–20.000 lei per persoană |
| Litigiu cu angajat — ore suplimentare neplătite | Potențial nelimitat (cu dobânzi) |
| Penalități contabilitate — declarații eronate | Variabil |
Un sistem de pontaj de 19 lei/lună previne toate scenariile de mai sus. Matematica e clară.
Începe cu SoloPontaj — 14 zile gratuit, configurare în 5 minute.
Cum alegi soluția potrivită?
Întreabă-te:
- Câți angajați am? (1-3: orice funcționează. 5+: aplicație online)
- Au toți program fix? (Da: simplu. Nu: ai nevoie de flexibilitate)
- Lucrează cineva remote? (Da: doar aplicație online)
- Am timp să completez manual? (Nu: automatizare)
- Contabilul meu vrea raport într-un format specific? (Verifică ce exportă soluția)
Checklist: implementare pontaj la firma mică
- Alegi soluția potrivită (vezi criteriile de mai sus)
- Configurezi programul fiecărui angajat
- Stabilești cine completează (angajatul sau administratorul)
- Setezi un reminder pentru completare zilnică
- Stabilești fluxul cu contabilul (cum și când primește raportul)
- Testezi o lună și ajustezi
FAQ
1) Sunt micro-întreprindere cu 1 angajat. Chiar trebuie pontaj?
Da. Nu există excepție bazată pe mărimea firmei sau regimul fiscal. Un angajat = obligație de pontaj.
2) Contabilul meu ține pontajul — e suficient?
Nu recomandăm. Contabilul nu știe programul real al angajaților tăi. Pontajul trebuie completat de cineva care cunoaște prezența efectivă. Contabilul primește raportul final.
3) Pot folosi o aplicație gratuită de pontaj?
Există opțiuni gratuite, dar de regulă au limitări: fără export, fără raport ITM-conform, fără trimitere la contabil. Evaluează dacă limitările sunt acceptabile pentru nevoile tale.
4) Cât durează să implementez un sistem de pontaj?
Cu o aplicație online: 5-10 minute pentru configurare. Prima lună e de acomodare. Din luna a doua, totul merge pe pilot automat.
5) Ce fac dacă am angajați care refuză să completeze pontajul?
Evidența orelor este obligația angajatorului, dar colaborarea angajatului e necesară. Poți stabili în regulamentul intern că completarea pontajului e obligatorie. Refuzul repetat poate constitui abatere disciplinară.
— Echipa SoloPontaj