Cum Îți Protejezi Firma la un Control ITM
Ghid practic de pregătire pentru un control ITM: ce documente pregătești, ce verifică inspectorii, cum eviți amenzile și ce faci dacă nu ești pregătit.
Actualizat: 23 februarie 2026
Majoritatea antreprenorilor se gândesc la ITM doar când aud că „vine controlul". Dar pregătirea ar trebui să fie continuă — nu un sprint de panică. Iată un ghid practic: ce verifică, ce pregătești și cum transformi controlul într-o formalitate.
TL;DR
- ITM poate veni oricând, fără preaviz — mai ales la sesizări sau campanii tematice.
- Cele mai verificate documente: contracte, REGES, pontaj, stat de plată, regulament intern.
- Cele mai frecvente amenzi: lipsa pontajului (1.500-3.000 lei) și muncă nedeclarată (10.000-20.000 lei/persoană).
- Pregătirea continuă e singura strategie care funcționează — nu poți „aranja" totul în 24 de ore.
Pontaj mereu la zi, zero panică. Automatizează cu SoloPontaj.
Ce verifică ITM la o firmă mică?
Documentele cerute (în ordinea frecvenței)
| Document | Ce verifică | Unde sunt problemele |
|---|---|---|
| Contracte de muncă | Existență, clauzele obligatorii, semnături | Contracte lipsă, clauze incomplete |
| REGES | Transmitere la timp, concordanță cu contractele | Întârzieri, date diferite de contract |
| Pontajul | Existență, completitudine, ore start/final | Lipsa completă sau pontaj fictiv |
| Statul de plată | Concordanță cu pontajul, salarii conforme | Ore diferite, sub salariul minim |
| Regulament intern | Existență, comunicare angajaților | Nu există sau nu e comunicat |
| Fișe de post | Existență pentru fiecare angajat | Lipsesc complet |
| Documente SSM | Instruire, evaluare riscuri, medicina muncii | Instruire neefectuată |
Verificări încrucișate (cele mai periculoase)
Inspectorul nu se uită la documente izolat. Le compară:
- Pontaj vs. stat de plată: orele trebuie să fie identice
- Contract vs. REGES: datele trebuie să coincidă
- Contract vs. pontaj: programul din contract = programul din pontaj
- Declarații verbale ale angajaților vs. documente: dacă angajații spun altceva decât arată hârtiile, ai o problemă gravă
Dosarul de conformitate — ce pregătești
Permanent (nu doar la control)
Organizează un dosar (fizic sau digital) cu:
- Contracte de muncă — semnate, cu toate clauzele obligatorii, act adițional pentru orice modificare
- Dovada transmiterii REGES — fiecare contract și modificare transmisă în termen
- Pontajele lunare — cel puțin ultimele 12 luni, ideal 36
- Statele de plată — semnate, corelate cu pontajul
- Regulament intern — semnat de angajați (dovada comunicării)
- Fișele de post — pentru fiecare angajat
- Documente SSM — fișe de instruire, evaluare riscuri, fișe medicina muncii
Înainte de control (dacă ai preaviz)
- Verifică rapid concordanța pontaj-stat de plată pe ultimele 3 luni
- Asigură-te că toate contractele sunt în dosar
- Verifică REGES — ultimele modificări sunt transmise?
- Pregătește un spațiu unde inspectorul poate lucra
Top 10 greșeli care generează amenzi
| # | Greșeală | Amendă | Cât de frecventă |
|---|---|---|---|
| 1 | Lipsa pontajului | 1.500-3.000 lei | Foarte frecventă |
| 2 | Muncă nedeclarată (fără contract) | 10.000-20.000 lei/pers | Frecventă |
| 3 | REGES netransmis la timp | 5.000-8.000 lei | Frecventă |
| 4 | Lipsa regulamentului intern | 1.000-2.000 lei | Frecventă |
| 5 | Ore suplimentare neevidentiate | 1.500-3.000 lei | Medie |
| 6 | Sub salariul minim | 300-2.000 lei | Medie |
| 7 | Lipsa fișelor de post | Avertisment-1.000 lei | Medie |
| 8 | SSM neefectuat | 3.000-10.000 lei | Medie |
| 9 | Lipsa medicinei muncii | 1.500-3.000 lei | Medie |
| 10 | Contract cu clauze lipsă | 1.500-3.000 lei | Rară |
Observație: amenzile se cumulează. La un control cu 3-4 deficiențe, totalul poate depăși ușor 10.000 lei.
Strategia de protecție pe 3 niveluri
Nivel 1: Bazele (obligatoriu)
- ✅ Fiecare angajat are contract de muncă semnat
- ✅ REGES transmis la timp pentru fiecare contract/modificare
- ✅ Pontaj la zi (zilnic, cu ore start/final)
- ✅ Stat de plată corelat cu pontajul
Nivel 2: Conformitate completă (recomandat)
- ✅ Regulament intern existent și comunicat
- ✅ Fișe de post pentru fiecare angajat
- ✅ SSM efectuat (instruire, evaluare riscuri)
- ✅ Medicina muncii la zi (fișe de aptitudine)
Nivel 3: Excelență (ideal)
- ✅ Dosar organizat, accesibil în 5 minute
- ✅ Pontaj electronic cu audit trail
- ✅ Proces documentat de aprobare concedii
- ✅ Istoric complet pe ultimii 3-5 ani
Ce faci dacă vine controlul și nu ești pregătit
- Nu ascunde documente. Refuzul de a prezenta documente e contravenție separată.
- Nu falsifica nimic. Un pontaj inventat pe loc se vede — și înrăutățește situația.
- Colaborează. Oferă ce ai. Explică sincer ce lipsește.
- Notează tot. Ce a cerut inspectorul, ce ai oferit, ce a constatat.
- Cere termenul de remediere. În unele cazuri, primești termen de conformare (30-60 zile) cu avertisment.
- Remediază imediat. La un eventual control de follow-up, inspectorul vrea să vadă progres.
Acțiuni imediate dacă nu ai nimic în ordine
| Prioritate | Acțiune | Timp |
|---|---|---|
| 1 (critic) | Verifică că fiecare angajat are contract semnat | 1 oră |
| 2 (critic) | Transmite REGES pentru contractele netransmise | 30 min |
| 3 (critic) | Începe pontajul de astăzi (nu retroactiv) | 15 min |
| 4 (urgent) | Creează regulament intern (model standard) | 2 ore |
| 5 (urgent) | Contactează o firmă SSM pentru instruire | 1 apel |
| 6 (important) | Creează fișe de post | 2-3 ore |
| 7 (important) | Programează medicina muncii | 1 apel |
Cel mai rapid pas: implementează un sistem de pontaj automat. Din momentul configurării, pontajul se completează singur și ești acoperit de acolo înainte.
Configurează SoloPontaj în 5 minute — pontaj automat, rapoarte ITM-conforme, arhivare inclusă.
Checklist: firma ta e pregătită?
- Fiecare angajat are contract de muncă semnat
- REGES transmis și actualizat
- Pontaj la zi, cu ore start/final (ultimele 12+ luni arhivate)
- State de plată corelate cu pontajul
- Regulament intern existent și comunicat
- Fișe de post complete
- SSM efectuat (instruire + evaluare riscuri)
- Medicina muncii la zi
- Dosar accesibil în 5 minute
Dacă ai bifat tot, un control ITM e doar o formalitate.
FAQ
1) Cât de des vine ITM la firme mici?
Nu există o frecvență fixă. Depinde de industrie, zonă și sesizări. Firmele din construcții, HoReCa și retail sunt controlate mai des.
2) Pot primi doar avertisment în loc de amendă?
Da, pentru abateri minore și la prima constatare. Dar nu e garantat — depinde de inspector și de gravitatea situației.
3) Dacă am primit amendă, pot contesta?
Da, în 15 zile de la comunicarea procesului-verbal, la judecătoria competentă. Ai nevoie de motive solide.
4) Controlul ITM se anunță?
Poate fi anunțat (control planificat) sau neanunțat (control inopinat, la sesizare). Nu te baza pe preaviz.
5) Ce se întâmplă dacă am angajați fără contract?
Este cea mai gravă constatare: 10.000-20.000 lei per angajat nedeclarat, plus obligația regularizării retroactive a contribuțiilor. Prioritate absolută: fiecare om care lucrează trebuie să aibă contract.
— Echipa SoloPontaj