Actualizat: 23 februarie 2026

Libertatea de a lucra pe cont propriu vine la pachet cu câteva responsabilități pe care nu le poți ignora: clienți de gestionat, finanțe de echilibrat și obligații fiscale de respectat. Dacă ai PFA sau te gândești să deschizi unul, probabil te-ai întrebat: „Pot să mă descurc singur cu contabilitatea?"

Răspunsul scurt: da. PFA-urile folosesc un sistem contabil simplificat față de firme și, cu puțin efort, îl poți gestiona fără să angajezi un contabil.

TL;DR

PFA-urile țin contabilitate în partidă simplă — mult mai simplă decât cea a SRL-urilor.
Ai nevoie de câteva documente de bază: jurnal de încasări/plăți, registru inventar, registru evidență fiscală.
Distingi clar ce venituri sunt impozabile și ce cheltuieli sunt deductibile.
Completezi declarația unică la ANAF anual (termen: 25 mai).
Dacă ții și evidența orelor lucrate, justificarea veniturilor la ANAF devine mult mai simplă. Testează SoloPontaj gratuit →

Ce este contabilitatea în partidă simplă?

Spre deosebire de contabilitatea în partidă dublă (specifică SRL-urilor, unde fiecare tranzacție se înregistrează pe debit și credit), contabilitatea în partidă simplă înregistrează fiecare tranzacție o singură dată — într-un singur cont de casă.

E metodă pe care o aplică toți freelancerii și PFA-urile care funcționează în sistemul real (adică nu pe normă de venit). Logica e simplă: intră bani, ies bani, înregistrezi totul cronologic și pe bază de documente justificative.

Documentele obligatorii pentru un PFA în sistem real

Indiferent de domeniu, dacă ești PFA în sistem real ai nevoie de:

Document	La ce folosește
Jurnal de încasări și plăți	Evidența zilnică a tranzacțiilor
Registru inventar	Evidența activelor și stocurilor
Registru de evidență fiscală	Calculul venitului net impozabil anual
Facturi emise	Justificarea veniturilor
Chitanțe și bonuri	Justificarea cheltuielilor
Declarația unică	Raportarea la ANAF (estimat + realizat)

Nu trebuie să depui fizic aceste documente la ANAF în mod regulat, dar trebuie să le ai în ordine în caz de control.

Cei 4 pași pentru a-ți ține singur contabilitatea

Pasul 1: Înregistrează fiecare tranzacție cu document justificativ

Regula de bază: nicio tranzacție fără document. Dacă ai primit bani, trebuie să existe o factură sau un bon fiscal. Dacă ai plătit ceva, idem.

Ce intră la venituri:

Banii încasați din activitatea curentă (facturi plătite de clienți)
Aporturile proprii de capital (dacă pui bani din buzunar în activitate)
Împrumuturi primite
Despăgubiri sau compensații

Ce intră la cheltuieli:

Costuri operaționale (chirie birou, utilități, consumabile)
Restituiri de capital propriu
Rambursări de împrumuturi
Alte plăți legate de activitate

Pasul 2: Ține evidența inventarului

Dacă activitatea ta presupune active fixe sau stocuri, trebuie să le înregistrezi în registrul inventar.

Ce incluzi:

Active fixe (echipamente cu valoare peste 2.500 lei) — înregistrate la valoarea de achiziție
Obiecte de inventar (echipamente sub pragul de imobilizare)
Stocuri de marfă sau materiale
Creanțe (facturi neîncasate de la clienți)
Datorii (facturi neachitate către furnizori)

Creanțele și datoriile se înregistrează la valoarea rămasă de încasat/achitat, nu la valoarea inițială.

Pasul 3: Separă veniturile impozabile de cele neimpozabile

Asta e partea unde mulți PFA-iști fac confuzie. Nu tot ce intră în cont e impozabil.

Venituri impozabile:

Încasările din activitatea de bază (onorarii, prestări servicii, vânzări)
Venituri din activități secundare autorizate

Venituri neimpozabile (nu intră în baza de calcul):

Aporturile proprii de capital
Împrumuturile primite
Despăgubirile pentru daune

La fel, nu toate cheltuielile sunt deductibile fiscal:

Cheltuială	Deductibilitate
Utilități birou, consumabile	100% deductibile
Chirie spațiu de lucru	100% deductibilă
Abonament telefon/internet (profesional)	100% deductibil
Cheltuieli cu vehiculul personal	50% deductibile
Contribuții la pensii private (Pilonul III)	Deductibile până la echivalentul a 400 euro/an
Vacanțe personale	Nedeductibile
Îmbrăcăminte (fără utilitate profesională clară)	Nedeductibilă
Echipamente folosite și personal	Nedeductibile

"

Sfat practic: dacă ai dubii asupra deductibilității unei cheltuieli, verifică dacă are legătură directă cu activitatea autorizată. Dacă da, deductibilă. Dacă e mixtă (ex: mașina folosită și personal, și profesional), se aplică regula celor 50%.

Pasul 4: Completează declarația unică la ANAF

Declarația unică este documentul prin care raportezi veniturile și calculezi impozitele datorate. Se depune online, prin Spațiul Privat Virtual (SPV).

Dacă ești PFA nou:

Depui în termen de 30 de zile de la înregistrare
Raportezi venitul estimat pentru primul an

Dacă ești PFA cu activitate:

Termen anual: 25 mai
Raportezi venitul realizat în anul anterior și estimezi venitul pentru anul curent
Pe baza declarației se calculează CAS, CASS și impozitul pe venit

3 metode să reduci costurile ca PFA

Contabilitatea corectă nu înseamnă doar să eviți amenzile — înseamnă și să optimizezi fiscal cât permite legea.

1. Negociază cu furnizorii Costurile cu materialele sau serviciile de care ai nevoie se pot reduce prin negociere. Chiar și o reducere de 10–15% se simte în venitul net la final de an.

2. Gestionează eficient stocurile Dacă activitatea implică marfă sau materiale, stocul neutilizat înseamnă bani blocați. O evidență clară a inventarului te ajută să cumperi strict cât ai nevoie.

3. Automatizează ce poți Software-urile de gestiune, planificatoarele de rute sau aplicațiile de time tracking elimină munca manuală și erorile de înregistrare. Ore nefacturate = bani pierduți. Cu un time tracker, știi exact cât ai lucrat pentru fiecare client.

Încearcă SoloPontaj și nu mai pierzi ore nefacturate →

Ce riști dacă nu ții evidența corect?

Dacă ANAF solicită o verificare, va vrea să vadă documentele justificative pentru fiecare venit declarat. Dacă nu le ai:

Poți pierde dreptul de deducere a cheltuielilor (impozit mai mare)
Riști amenzi pentru neconformitate fiscală
În cazuri extreme, venituri nedeclarate pot fi reclasificate și impozitate suplimentar

O evidență ordonată — inclusiv rapoarte de timp pe proiecte și clienți — e argumentul tău cel mai solid într-un control.

FAQ

1) Trebuie să am contabil dacă am PFA?

Nu e obligatoriu legal. PFA-urile pot ține singure contabilitatea în partidă simplă. Dacă activitatea e complexă sau ai mulți clienți și tranzacții, un contabil poate merita investiția — dar mulți PFA-iști se descurcă fără.

2) Cum calculez venitul net impozabil?

Venitul net = venituri brute din activitate minus cheltuielile deductibile. Peste venitul net aplici impozitul pe venit (10%) și, dacă depășești plafoanele, CAS (25%) și CASS (10%).

3) Ce se întâmplă dacă ratez termenul de depunere a declarației unice?

Dacă nu depui până pe 25 mai, ANAF poate stabili impozite din oficiu și poate aplica penalități de întârziere. E recomandabil să depui chiar dacă venitul e zero.

4) Cheltuielile cu abonamentul la aplicații online sunt deductibile?

Da, dacă aplicațiile sunt folosite strict în scopul activității (facturare, gestiune, comunicare profesională). Păstrează facturile și documentează utilizarea profesională.

5) Pot deduce chiria apartamentului dacă lucrez de acasă?

Parțial. Dacă îți înregistrezi domiciliul ca sediu profesional, poți deduce o cotă-parte din chirie și utilități, proporțional cu suprafața folosită pentru activitate. Documentează această repartizare.

6) Trebuie să emit factură pentru fiecare client?

Da, orice prestare de servicii sau vânzare trebuie documentată cu factură sau bon fiscal. Fără document justificativ, venitul nu poate fi corect înregistrat și cheltuiala nu este deductibilă pentru clientul tău.

7) Cum mă ajută time tracking-ul la contabilitate?

Evidența orelor lucrate pe proiecte și clienți îți permite să justifici veniturile facturate, să calculezi corect tarifele orare și să demonstrezi independența activității față de ANAF. E mai ales important dacă ai un singur client principal.

Contabilitatea PFA nu trebuie să fie o corvoadă. Cu documentele în ordine, o separare clară între ce e impozabil și ce nu, și câteva instrumente simple de tracking, te poți descurca fără să petreci ore întregi cu birocrația.

Începe să-ți ții evidența orelor cu SoloPontaj →

— Echipa SoloPontaj